Все предприятия стремятся перейти на электронный документооборот. Установка соответствующих программ – лишь небольшая часть работы, которую предстоит выполнить. Если организация работает давно, нужно не только совершить ввод данных в компьютер, но и отсканировать документы.
Электронный документооборот – единый механизм движения официальных бумаг, которые подписаны электронной цифровой подписью. Такой подход обеспечивает:
- прозрачность всех бизнес-процессов,
- повышение исполнительной функции,
- сокращение времени на обработку документов,
- оптимизацию процесса.
Сканирование - первый этап на пути к электронному документообороту
Сканирование документов – один из главных механизмов перевода бумаг в электронный вид. Процесс является очень трудоемким, поскольку требуется подготовить бумаги к сканированию. Для этого происходит их расшивка, сортировка по форматам и другим критериям. Для каждого вида подбирается особенный режим сканирования.
После того как все бумаги занесены в компьютер, сведения заносятся в учетные программы для индексации. Только профессиональная помощь поможет:
- сэкономить много времени сотрудникам,
- не покупать специальное оборудование,
- обеспечить быструю индексацию.
Ввод данных для перевода предприятия на электронный документооборот
Ввод данных в большинстве случаев выполняется операторами. Качественные программы распознавания текста еще не придуманы или требуют тщательной проверки выполненной работы. Поэтому большинство специалистов предпочитают работать вручную.
При приглашении специалистов формат обработанных данных будет определен совместно с заказчиком. Это может быть практически любая программа. Для работы пригодятся печатные и рукописные документы, носители, интернет-ресурсы.
Помощь специалиста или самостоятельная работа?
Чтобы ввести все сведения в электронный документооборот, нужно:
- подготовить документы,
- провести сканирование,
- осуществить контроль качества,
- ввести все документы в СЭД,
- индексировать их.
Сделать это без использования специальных программ сложно, да и на сам процесс уходит много времени. Поэтому, не отвлекая сотрудников от работы, проще пригласить специалиста, который выполнит все работы быстро и на профессиональном уровне.
Не забывайте, что главным в процессе ввода является планирование. Если пытаетесь сделать все самостоятельно, определитесь, какие типы документов будут вводиться сначала, как будет происходить индексация. Не забудьте и о специальном ПО.
ФОТО КЛУБ ISO100
Astavi [16]
AlyN [18]
Версия для печати
